Politique de confidentialité

Mis à jour le 08 juillet 2021

Les définitions mentionnées dans les Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») figurant sur le Site internet Dokeop sont applicables à la présente Politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité »).

Le site www.dokeop.com (le « Site») est opéré par la société Dokeop société par actions simplifiée au capital de 21.000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le n° 851 030 429 et dont le siège social est situé au 9 La Pinarderie – 44450 Divatte-sur-Loire (France), ayant la qualité de responsable de traitement ou coresponsable de traitement au sens de la réglementation en matière de données personnelles, notamment le Règlement (UE) Général n°2016-679 sur la Protection des données personnelles des personnes physiques (« RGPD ») entré en vigueur en France le 25 mai 2018.

La présente Politique de Confidentialité vous informe de la manière dont nous recueillons, utilisons et traitons des informations vous concernant les « Données Personnelles » ou les « Données ». De plus, la Politique de confidentialité décrit la manière de gérer vos paramètres de confidentialité et vos droits en rapport avec les Services Dokeop. Nous vous invitons à lire notre Politique de Confidentialité attentivement.

Des questions ou des commentaires sur cette Politique de Confidentialité peuvent être envoyés à l’adresse électronique rgpd@dokeop.com ou par courrier à l’adresse ci-après : Dokeop SAS - 9 La Pinarderie - 44450 Divatte-sur-Loire- France.

Article 1. Les Données Collectées et traitées

Dokeop respecte l'ensemble des dispositions légales applicables en matière de protection de la vie privée. Les Données d'inscription, et plus généralement toutes les informations nominatives recueillies à l'occasion de l'utilisation des Services, sont traitées conformément aux dispositions du règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Ces Données sont collectées notamment lors de votre inscription, de la création d’un compte sur notre Site et ou pour accéder à toute autre offre ou tout Service.

Ainsi, lors de son utilisation de la Plateforme, l’Utilisateur communique à Dokeop certaines Données à caractère personnel nécessaires à la fourniture du Service demandé. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, ou s’oppose à leur utilisation par Dokeop, il se peut que l’Utilisateur ne puisse pas accéder à certaines parties du Site ou des Services et que Dokeop soit dans l’impossibilité de répondre à ses demandes.

Ces Données sont notamment :

Noms, prénoms, civilité, date de naissance ;
Adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
Identifiant et mot de passe crypté utilisés pour vous identifier sur notre Site ;
Informations cryptées relatives à vos moyens de paiement (notamment numéro de carte bancaire) ; et
Toute autre information que vous souhaitez porter à notre connaissance.

En sa seule qualité de prestataire technique, Dokeop collecte et conserve les Données Personnelles que l’Athlète a volontairement fournies au Client via l’Application dans le cadre de son inscription à un Événement Sportif ou de sa prise de Licence ou renouvellement de Licence dans un Club.

Dokeop est hébergée par la société Heroku Inc., 650 7th Street, San Francisco, CA. La base de données est localisée dans le centre de données d’Heroku Services situé en Europe. Les Documents sont hébergés par la société Amazon Inc, dont le siège social est situé 10 Terry Avenue North, Seattle, WA, dans les clusters Amazon de la région Europe (Paris) situés sur le territoire Français.

Article 2. Les Données non recueillies non traitées et non conservées

Les Données à caractère personnel concernant la santé ne seront pas collectées, traitées ni conservées par Dokeop.

Sont considérées comme Données de santé les données relatives à la santé physique ou mentale, passée, présente ou future, d’une personne physique (y compris la prestation de services de soins de santé) qui révèlent des informations sur l’état de santé de cette personne. Cette définition comprend donc les informations relatives à une personne physique collectées lors de son inscription en vue de bénéficier de services de soins de santé ou lors de la prestation de ces services : un numéro, un symbole ou un élément spécifique attribué à une personne physique pour l’identifier de manière unique à des fins de santé ; des informations obtenues lors du test ou de l’examen d’une partie du corps ou d’une substance corporelle, y compris à partir des données génétiques et d’échantillons biologiques ; et toute information concernant, par exemple, une maladie, un handicap, un risque de maladie, les antécédents médicaux, un traitement clinique ou l’état physiologique ou biomédical de la personne concernée, indépendamment de sa source, qu’elle provienne par exemple d’un médecin ou d’un autre professionnel de santé, d’un hôpital, d’un dispositif médical ou d’un test de diagnostic in vitro.

Il est précisé que les réponses positives apportées à un Questionnaire de Santé sont considérées comme des Données de santé ainsi qu’un certificat de non-aptitude à la pratique du sport. En revanche, l’aptitude à l’exercice d’une activité sportive n’est pas en soi une Donnée de santé.

Dokeop n’est pas agréé pour collecter et conserver des Données de santé et refusera donc de collecter, traiter et conserver des documents comportant ce type de Données.

Article 3. Sécurité et conservation des Données collectées

L'accès aux serveurs et au système Dokeop sur lesquels les Données sont collectées, traitées et archivées est strictement limité. Des précautions techniques et organisationnelles appropriées ont été prises afin d'interdire l'accès à toute personne non autorisée. Au sein de Dokeop, seules les personnes dont les fonctions le justifient peuvent accéder aux Données Personnelles de l’Athlète, tout comme le Client.

Les Données sont conservées par Dokeop pour une durée n’excédant pas les délais de prescription légale applicables aux données collectées.

Pour des raisons de sécurité, après suppression des Données personnelles de l’Athlète et du Client, Dokeop conservera pendant une période de trois (3) ans lesdites Données, ainsi que l'historique des Événements et opérations liées au dépôt des Documents Justificatifs

À l’expiration des durées de conservation, les Données à caractère personnel de l’Athlète sont supprimées de façon définitive ou anonymisées.

Article 4. Finalités du traitement des Données

Il est précisé que les Données Personnelles de l’Athlète sont destinées au Client en charge de l’organisation de son Événement Sportif ou des demandes de première Licence ou de renouvellement de Licence. Dokeop est un simple prestataire technique facilitant la gestion des inscriptions en assurant la collecte, la vérification et le stockage des Documents Justificatifs.

Le Participant est informé et accepte sans réserve que Dokeop, en sa qualité de responsable du traitement, collecte, procède à des traitements et stocke ses Données Personnelles à des fins :

de bonne réalisation des Services ;
de traitement des demandes de l’Athlète, de l’Organisateur de l’Événement, du Club ou de la Fédération selon le cas ;
de réalisation de tests et statistiques ;
du contrôle de la qualité des Services.

L’Athlète est informé que ses Données Personnelles peuvent être enregistrées dans un ou plusieurs fichiers dans le respect de la législation applicable et accepte que les Données collectées soient enregistrées et traitées conformément aux finalités précédemment énoncées.

Article 5. Communication et partage des Données collectées

L’Athlète accepte que les Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation d'une au moins des finalités mentionnées ci-dessus ou à ce qui est requis en vertu de la réglementation applicable, soient communiquées par Dokeop uniquement au Client et/ou à la Plateforme d’Inscription et/ou à la Plateforme de Gestion et/ou à la Fédération sauf accord express et préalable de l’Athlète.

Pour assurer le bon fonctionnement et la sécurisation de l’Application, Dokeop peut être amenée à journaliser les Événements sur l’Application.

Dokeop met à disposition des Plateformes d’Inscription et de Gestion des outils permettant de se conformer au RGPD.

Article 6. Droits d'opposition, d'accès et de rectification

L’Athlète a un droit d'accès aux Données Personnelles le concernant et est informé qu'il peut consulter et modifier à tout moment les informations personnelles qu'il a communiquées à Dokeop dans sa fiche d’inscription.

Conformément à la règlementation en vigueur, l’Athlète a le droit d’accéder à ses Données Personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. Il peut également demander l’effacement de ses Données à condition de justifier d’un motif légitime.

L’Athlète peut également s’opposer à ce que ses Données soient utilisées aux fins de dresser son profil client ; dans ce cas, il ne pourra plus bénéficier d’offres ou de services personnalisés de Dokeop.

Les droits d'accès, d’opposition, de rectification, de portabilité, d’effacement peuvent être exercé gratuitement sur demande adressée à Dokeop par courrier électronique à l'adresse email suivante rgpd@dokeop.com ou par courrier postal à l'adresse suivante : Dokeop - 9 La Pinarderie - 44450 Divatte-sur-Loire - France.

Article 7. Réglage des préférences de notifications et d’e-mails

Dokeop propose différentes manières de gérer les notifications que les Utilisateurs reçoivent sur le Site. Les Utilisateurs peuvent choisir de cesser de recevoir certains e-mails et certaines notifications en indiquant leur préférence. Ils peuvent également se désabonner en suivant les instructions présentes sur le Site. Tout courrier électronique administratif ou lié aux Services (pour confirmer la validation d'un Document ou une mise à jour de la présente Politique de confidentialité, etc.) n’offre généralement pas d’option de désinscription, car ce courrier est nécessaire pour fournir les Services demandés par les Utilisateurs.

Article 8. Révocation d'accès aux applications tierces

Dokeop propose deux façons de révoquer l'accès à vos Données à des applications tierces (Plateformes d'Inscriptions). Vous pouvez choisir de révoquer de manière globale l'accès à vos Données ou bien application par application.

Pour un Organisateur, révoquer l'accès à une Plateforme d'Inscription signifie ne plus pouvoir transmettre les inscriptions aux Événements toujours ouverts aux inscriptions à Dokeop. La conséquence est que les nouveaux participants ne seront plus invités à déposer leurs Documents lors de l'inscription à l'Événement. Les Documents déjà transmis continuent à être traités par Dokeop.

Pour un Club ou une Fédération, révoquer l'accès à une Plateforme de Gestion signifie ne plus pouvoir transmettre les demandes de premières Licences ou de renouvellement de Licences toujours ouvertes à Dokeop. La conséquence est que les nouveaux Athlètes ne seront plus invités à déposer leurs Documents lors de la demande ou renouvellement de Licence. Les Documents déjà transmis continuent à être traités par Dokeop.

Pour un Athlète, révoquer l'accès à une Plateforme d'Inscription ou une Plateforme de Gestion, implique que la plateforme ne pourra plus lire ses informations de profil et qu'il devra les saisir la prochaine fois qu'il s'inscrira à une compétition ou qu’il demandera une première Licence ou un renouvellement de sa Licence sur cette même plateforme.

Dans tous les cas le consentement à l'accès aux Données peut être rétabli en se rendant sur l'application tierce. La demande de consentement se trouve sous la forme d'un bouton "Se connecter avec Dokeop", si ce dernier est implémenté sur la Plateforme d'Inscription.

Article 9. Conditions d’application de la Politique de confidentialité - Modifications apportées à la Politique de confidentialité

Dokeop est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique de Confidentialité afin de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique.

En cas de modification significative de la présente Politique de Confidentialité (relatives aux finalités de traitement, aux données à caractère personnel collectées, à l’exercice des droits, au transfert des données à caractère personnel des Utilisateurs, Dokeop s’engage à en informer les Utilisateurs par tout moyen écrit dans un délai minimum de trente (30) jours avant leur date de prise d’effet.

En cas de désaccord de l’Utilisateur avec les termes de la nouvelle Politique de Confidentialité, ce dernier pourra supprimer son compte.

Passé ce délai, tout accès et utilisation des Services sera soumis à la nouvelle Politique de Confidentialité.

L'Utilisateur est tenu de respecter tous les termes des CGU et de la Politique de Confidentialité et de se référer à la version des CGU et de la Politique de Confidentialité en vigueur à la date de son accès aux Services et lors de chaque utilisation de ces derniers ce qu’il reconnaît et accepte sans restriction.

Article 10. Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) et droit d’introduire une réclamation

Pour toute question en lien avec la collecte et le traitement de vos données par Dokeop, vous pouvez contacter par email le délégué à la protection des données de Dokeop à l’adresse suivante : rgpd@dokeop.com.

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Dokeop collecte et traite vos données.

Article 11. Politique en matière de cookies

Voir notre Politique en matière de cookies.