Conditions générales de vente

Mis à jour le 23 septembre 2022

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») s’appliquent à toutes les prestations que le Client pourra être amené à commander à la société Dokeop SAS (« Dokeop »), au capital de 21.000 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le n° 851 030 429 et dont le siège social est situé au 9 La Pinarderie – 44450 Divatte-sur-Loire - France.

Toute prestation accomplie par Dokeop implique donc l'adhésion sans réserve du Client aux présentes CGV.

Les définitions figurant dans les Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») figurant sur le Site internet édité par Dokeop, accessible à l’URL www.dokeop.com sont applicables aux présentes CGV.

Le Client désigne l’Organisateur, le Club, la Fédération qui a recours aux Services proposés par Dokeop et qui utilise l’Application pour la gestion des Documents Justificatifs relatifs à une inscription à un Évènement sportif ou à une demande de première Licence ou de renouvellement de Licence dans un Club.

L’Évènement Sportif peut être organisé :

• Soit, directement par la personne physique ou morale titulaire du compte Organisateur sur l’Application.
• Soit, par un tiers organisateur, qui confie à la personne physique ou morale titulaire du compte Organisateur sur l’Application, la gestion des Documents Justificatifs.

La prise de Licence en Club peut être gérée :

• Soit, directement par la personne physique ou morale titulaire du compte Club sur l’Application.
• Soit, par la Fédération délégataire, qui confie à la personne physique ou morale titulaire du compte Club sur l’Application, la gestion des Documents Justificatifs.

Dokeop se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGV en publiant une nouvelle version sur le Site internet www.dokeop.com. Les CGV sont celles en vigueur à la date de validation de la commande du Client par Dokeop. Les Clients qui ne souhaiteraient pas que leurs relations contractuelles avec Dokeop soient régies par la nouvelle version des CGV applicables à toute nouvelle commande, devront cesser d’utiliser les Services Dokeop.

Article 1. Documents contractuels

Le Contrat (à savoir l'ensemble des documents contractuels), dont la langue faisant foi est le français, est constitué par l'ensemble des documents contractuels suivants classés par ordre de priorité :

• les présentes CGV ;
• les CGU;
• la Politique de Confidentialité ;
• la Politique de gestion des cookies ;
• le(s) devis accepté(s) par le Client.

En cas de contradiction entre une ou plusieurs stipulations figurant dans un quelconque document, le document de rang supérieur prévaudra.

Le Client accepte expressément que les informations adressées au cours de l'exécution du Contrat lui soient transmises par courrier électronique. Le Client accepte les lettres recommandées adressées par la voie électronique.

Article 2. Objet

Les présentes CGV ont pour objet de régir les relations contractuelles entre Dokeop et le Client relatives aux commandes passées par le Client.

Le Client déclare avoir pris connaissance des présentes CGV avant la validation de la commande. La validation de la commande vaut donc acceptation sans restriction ni réserve des présentes CGV par le Client.

Article 3. Prise d'effet - Durée

Le Contrat prend effet à la date de la validation par le Client des présentes CGV : la validation de la case « Accepter » par le Client lors de la création de son compte constitue une acceptation expresse par le Client des CGV et d’un bon de commande irrévocable. Le Contrat reste en vigueur pour toute la durée nécessaire à l'exécution de la prestation de gestion des Documents Justificatifs par Dokeop.

Article 4. Processus de la commande

4.1 Passation de la commande

4.1.1 Espace réservé

Le Client se créée un compte « Organisateur », un compte « Club » ou un compte « Fédération » sur le Site Dokeop via le formulaire de création de compte.

Les informations sollicitées doivent obligatoirement être renseignées lorsqu'elles sont indiquées comme obligatoire ou suivies d'un astérisque. Les autres informations sollicitées sont facultatives. A défaut de communiquer les informations obligatoires, Dokeop ne sera pas en mesure de finaliser la création du compte du Client.

La création du compte vaut acceptation des CGU, des CGV, de la Politique de Confidentialité et de la Politique de gestion des cookies figurant sur le Site.

Les identifiant et mot de passe définis par le Client sont strictement personnels et incessibles.

Le Client est donc seul responsable de leur usage.

L’espace réservé permet notamment au Client de suivre l’état d’avancement de la vérification des Documents Justificatifs par Dokeop et suivre l’état de la facturation prévisionnelle. Cet espace réservé permet également de modifier les informations personnelles liées à sa structure, personne physique ou morale (telles que les informations liées à la facturation) et gérer les membres de sa structure.

4.1.2 Informations contractuelles

Le Client, s’il est Organisateur, doit communiquer à Dokeop les informations suivantes, soit par l'intermédiaire de la Plateforme d'Inscription, soit depuis son espace Organisateur :

• Description de l’Évènement Sportif ;
• Détails des différents formats de course, le cas échéant ;
• Date de l’Evènement Sportif ;
• Discipline et fédération concernée ;
• Date limite de dépôt des Documents Justificatifs par les Participants pour chaque course, le cas échéant ;
• Nombre prévisionnel de Participants.

Il est précisé que la date limite de dépôt des Documents Justificatifs est modifiable une (1) seule fois jusqu’à un (1) mois avant la date limite de dépôt des Documents Justificatifs initialement renseignée.

La date et l’heure limite de dépôt des Documents Justificatifs est fixée au maximum le dernier jour ouvré à midi qui précède l'Evènement.

Il est également précisé que le dépôt de Documents Justificatifs sera possible après la date limite de dépôt ; toutefois, dans cette hypothèse, le traitement des Documents Justificatifs ne sera pas garanti à la date de l'Evènement si le dépôt intervient moins de vingt-quatre (24) heures avant ledit Evènement.

Le Client, s’il est Club, doit communiquer à Dokeop les informations suivantes, soit par l'intermédiaire de la Plateforme de Gestion, soit depuis son espace Club :

• Description du Club (forme sociale, coordonnées) ;
• Détails des différentes sections ;
• Date de la saison sportive ;
• Discipline et fédération concernée ;
• Date limite de dépôt des Documents Justificatifs par les Athlètes ;
• Nombre prévisionnel de Licenciés pour la saison sportive.

Il est précisé que la date limite de dépôt des Documents Justificatifs est modifiable une seule fois jusqu’à un (1) mois avant la date limite de dépôt des Documents Justificatifs initialement renseignée.

4.1.3 Tarifs

4.1.3.1 Tarif Organisateurs

Le prix par inscription pour un Évènement est fixé au tarif de 0,64 € HT par inscription.

Il est précisé qu’une inscription est facturée même si aucun Document Justificatif n’a été renseigné de la part du Participant.

La mise en place du service est facturée sous forme de forfait d'un montant de 150€ HT par évènement.

4.1.3.2 Tarif Clubs ou Fédération

Le prix pour une demande de première Licence ou de renouvellement de Licence nécessitant un dépôt de Document Justificatif est fixé au tarif de 0,34 € HT par demande de Licence ou de renouvellement de Licence.

Il est précisé qu’une demande ou de renouvellement de Licence nécessitant un dépôt de Document Justificatif est facturée même si aucun Document Justificatif n’a été renseigné par l’Athlète.

Pour une demande de première Licence ou de renouvellement de Licence indiquée comme ne nécessitant aucun Document Justificatif, celle-ci n’est pas facturée.

4.1.3.3 Livraison hors territoire

Dans l'hypothèse d'une prestation réalisée hors du territoire français, toutes formalités à accomplir, tous impôts, taxes, droits ou autres qui seraient à payer sur le prix des prestations, en application de la réglementation en vigueur (réglementation intra-communautaire, réglementation d'un pays importateur ou d'un pays de transit, etc...) sont à la charge exclusive du Client, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

4.2 Confirmation de la commande

Il appartient au Client de vérifier que l'offre Dokeop correspond à ses besoins avant confirmation de sa commande.

4.3 Acceptation de la commande

Dokeop se réserve le droit d'accepter ou non les commandes passées via les Plateformes d’Inscription proposant le Service Dokeop au Client sans que ce dernier ne puisse réclamer une quelconque indemnisation à Dokeop en cas de refus.

Le Client doit s’assurer que le site d’inscription avec lequel il collabore pour gérer les inscriptions de son Évènement ou la prise de Licence soit compatible avec la Plateforme Dokeop. La liste des sites d’inscriptions compatibles avec Dokeop est consultable sur le Site www.dokeop.com.

Le Client bénéficie d’un droit de rétractation de quatorze (14) jours conformément à l’Article L221-18 du Code de la Consommation.

Article 5. Exécution de la commande

Une fois l’Evènement ou le formulaire de demande de première Licence ou de renouvellement de Licence créé par le Client, Dokeop collecte, vérifie et archive les Documents Justificatifs (tels que définis dans les CGU et selon les modalités visées dans la Politique de Confidentialité) des Athlètes s'inscrivant à l’Évènement ou demandant une première Licence ou le renouvellement d’une Licence.

Dokeop est chargée de gérer les Documents Justificatifs des Athlètes uniquement sur l’Application et dans les délais convenus avec le Client.

Afin de procéder à la vérification des Documents Justificatifs, Dokeop respecte les dispositions du Code du Sport et les règlements des fédérations concernées, le cas échéant.

Il est précisé que tout Document Justificatif déposé par un Athlète devra répondre aux prescriptions du Code du Sport et/ou au règlement de la fédération de la discipline concernée et/ou au règlement de l’Evénement sportif concerné.

Ces exigences sont rappelées dans les CGU.

Dokeop accepte les Documents Justificatifs rédigés en français et en langue étrangère accompagnée d'une traduction française.

Article 6. Livraison

Au jour de l’Evènement ou au jour qui suit la fin de période de prise de première Licence ou de renouvellement de Licence, le Client reçoit par email un lien lui permettant de télécharger l’ensemble des Documents Justificatifs sous forme d’archive zip. La durée de conservation par Dokeop de cette archive est de trois (3) ans à partir de la date de l’Evènement ou de la date de fin de période de prise de Licence.

Article 7. Paiement et modalités de paiement

Il existe deux modes de règlement suivant le fonctionnement de la Plateforme d’Inscription et le type de Client.

7.1 Client “Organisateur” - Règlement à la date de l'Evènement

Dans ce mode de règlement, le tiers facturé est le Client.

Après la création de son Evènement et du paramétrage des dates limites de dépôt et du nombre prévisionnel de Participants par course, le cas échéant, le Client devra s’acquitter d’un acompte d’un montant égal à 30% du nombre prévisionnel de Participants multiplié par le tarif en vigueur, tel que mentionné à l’article 4.1.3 des présentes CGV. L’acompte sera ensuite déduit du montant total figurant sur la facture finale émise le jour de l’Evènement Sportif.

Le paiement se fera par chèque à l’ordre de Dokeop SAS ou par virement bancaire sur le compte bancaire de Dokeop dès réception de la facture par le Client.

7.2 Client “Organisateur” - Règlement à la création de l'inscription

Dans ce mode de règlement, le tiers facturé est la Plateforme d’Inscription.

La transmission d’une inscription nécessitant un Document Justificatif s’accompagne d’un règlement du montant mentionné à l’article 4.1.3.1 des présentes CGV. Ce règlement se fera directement par la Plateforme d’Inscription par virement bancaire sur le compte de Dokeop ou via le service de paiement en ligne Stripe.

Une facture finale sera émise à la date de l’Évènement à la Plateforme d’Inscription.

7.3 Client “Club” - Règlement trimestriel

Dans ce mode de règlement, le tiers facturé est le Club.

Après la création des sections et des saisons associées, le Client reçoit trimestriellement une facture correspondant au nombre de demandes de Licences prises sur la période multiplié par le tarif en vigueur, tel que mentionné à l’article 4.1.3.2 des présentes CGV.

Le paiement se fera par chèque à l’ordre de Dokeop SAS ou virement bancaire sur le compte bancaire de Dokeop dès réception de la facture par le Client.

7.4 Client “Fédération” - Règlement trimestriel

Dans ce mode de règlement, le tiers facturé est la Fédération.

Le Client reçoit trimestriellement une facture correspondant au nombre de demandes de Licences prises sur la période par les Clubs ayant créé une section affiliée à la Fédération, multiplié par le tarif en vigueur, tel que mentionné à l’article 4.1.3.2 des présentes CGV.

Le paiement se fera par chèque à l’ordre de Dokeop SAS ou virement bancaire sur le compte bancaire de Dokeop dès réception de la facture par le Client.

Dokeop peut modifier le prix des Services. Toutefois, toutes modifications de tarification ne seront applicables qu'après un délai minimum de jours suivant la réception d'une notification de la part de Dokeop, envoyée par email ou sous forme de notification push.

7.5 Conditions de remboursement

Toute inscription ou prise de Licence nécessitant un dépôt de Document Justificatif est due et facturée. En cas de paiement de l'acompte de 30% cité au paragraphe 7.1, si le montant de l'acompte est supérieur au montant facturé alors la différence est remboursée sous forme d'avoir valable pendant deux (2) ans à compter de la date d'annulation. Si le montant de l'acompte est inférieur au montant facturé, une facture de solde correspondant à la différence est émise à la date d'annulation.

7.6 Facture impayée

Toute facture impayée à sa date d'exigibilité entraînera de plein droit des intérêts pour retard de paiement calculés par application d’un taux égal à trois fois le taux d'intérêt légal à l'intégralité des sommes dues par le Client. Ces intérêts sont exigibles dès le lendemain de la date d'exigibilité de la facture, sans formalité ou mise en demeure préalable. En outre, le Client devra rembourser tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues dont le prix est fixé forfaitairement par le Code de Commerce à 40 euros pour les clients professionnels.

Article 8. Responsabilités

8.1 Service client / réclamations

Les réclamations, questions, demandes de renseignements concernant les commandes passées via le Site www.dokeop.com peuvent être transmises par e-mail à l'adresse contact@dokeop.com. Dokeop fera ses meilleurs efforts pour répondre à toutes questions dans les meilleurs délais.

Aucune réclamation effectuée par le Client ne peut pour avoir pour effet de suspendre le paiement par ce dernier des commandes concernées.

8.2 Responsabilité de Dokeop

Dokeop est un tiers extérieur à la relation commerciale existant entre (i) l’Organisateur et les Participants à l’Évènement Sportif (ii) l’Organisateur et la Plateforme d’Inscription (iii) le Club et ses licenciés et (iv) le Club et la Plateforme de Gestion. Le Client confie à Dokeop la gestion des Documents Justificatifs via sa Plateforme en ligne. Ses missions auprès du Client sont les suivantes :

• Collecter les Documents Justificatifs des Athlètes inscrits à l’Évènement Sportif ou inscrits dans un Club.
• Vérifier que les Documents Justificatifs sont conformes au règlement de l’Évènement Sportif et/ou au règlement de la Fédération concernée et/ou à la législation en vigueur selon le cas.
• Relancer régulièrement par email les Athlètes n’ayant pas encore déposé leur Document Justificatif.
• Communiquer le statut de chaque Document Justificatif vérifié à l’Organisateur de l’Évènement Sportif ou au Club ou à la Fédération : Attente vérification / Validé / Refusé.
• Communiquer le statut de chaque Inscription (côté Dokeop) à l’Organisateur de l’Évènement Sportif ou au Club ou à la Fédération : Attente document / Attente nouveau document / Attente vérification / Validée / Refusée / Annulée.
• Archiver les Documents Justificatifs sur un serveur sécurisé.

Comme susmentionné, Dokeop n’assumera aucune responsabilité en cas de validation d’un Document Justificatif non authentique ou falsifié.

Dokeop ne garantit pas les performances dans l'accès au Site web www.dokeop.com en raison de l'absence de maitrise du réseau Internet et des caractéristiques des équipements mis en œuvre par le Client.

Dokeop ne sera en aucun cas responsable des dommages consécutifs à une inexécution des obligations du Client, ni des dommages indirects liés à l'utilisation du Site www.dokeop.com dans la mesure où ces dommages ne sauraient être liés à une quelconque faute de Dokeop. Par dommages indirects, il convient également d'entendre les pertes de chiffre d'affaires, de marges, de bénéfices, les pertes de commandes, de clients, d'exploitation, ou encore l'atteinte à l'image de marque et l'action de tiers.

Dokeop ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de la vitesse constatée sur le réseau Internet ou des virus existant sur le réseau ayant infecté des éléments ; à ce titre, sa responsabilité s'arrête à la sortie des routeurs IP installés par les prestataires de liaison sur le lieu d'exploitation de ses serveurs.

En outre, Dokeop n'encourt aucune responsabilité, de quelque nature que ce soit, du fait du non-respect de ses obligations lorsqu'un tel non-respect résulte d'un cas de force majeure tel que défini par les lois et les juridictions françaises y compris les actes de sabotage ou de malveillance de la part de tiers, d'incendies, de situation de guerre, d'actes de terrorisme, d'émeutes, de coupures du réseaux électrique, des réseaux de télécommunication, de conditions climatiques à caractère exceptionnel et imprévisible, de glissements de terrain, d'inondations. Si le cas de force majeure venait à se poursuivre pendant une durée supérieure à quinze (15) jours suite à sa survenance, Dokeop pourra résilier de plein droit la commande du Client en lui notifiant par tout moyen à sa disposition.

8.3 Responsabilité du Client

Le Client assume toute responsabilité quant aux Évènements qu’il organise et/ou aux Licences qu’il commercialise, à la validation des inscriptions des Athlètes ainsi qu’aux éléments transmis à Dokeop et mis en ligne sur son espace.

Article 9. Données personnelles

Toutes les Données Personnelles transmises directement et/ou indirectement par le Client à Dokeop sont strictement confidentielles et sont utilisées par Dokeop pour effectuer les opérations relatives au bon fonctionnement du Site Dokeop. Pour une information complète sur le traitement des Données Personnelles, Dokeop vous invite à consulter sa Politique de Confidentialité accessible sur le Site www.dokeop.com.

En ce qui concerne le traitement conjoint des Données Personnelles (telles que définies dans la Politique de confidentialité) et des Documents justificatifs (tels que définis dans les CGU) par le Client et Dokeop, les conditions du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) et les lois nationales de protection des données applicables en France s'appliquent. Le Client et Dokeop sont qualifiés de responsables conjoints du traitement conformément à l'art. 26 du RGPD. Les responsables conjoints du traitement traitent les Données à caractère personnel et les Documents Justificatifs tels que définis dans la Politique de confidentialité et les CGU aux fins déterminées dans les accords respectifs de chaque responsable du traitement à l'égard des participants et conformément aux services et devoirs déterminés dans les présentes CGV en ce qui concerne la relation entre le Client et Dokeop. Les personnes concernées sont les participants ou les athlètes tels que définis dans les CGU.

Dokeop mettra à la disposition des personnes concernées dont les Données personnelles et les Pièces justificatives sont traitées conjointement, une description de l'essence du présent article. Cette description doit permettre aux personnes concernées d'exercer leurs droits, comme prévu par le RGPD et toute autre loi applicable en matière de protection des données. Les responsables conjoints du traitement conviennent que les responsabilités relatives à l'exercice des droits des personnes concernées conformément aux articles 13 à 22 du RGPD et pour l'exécution d'une analyse d'impact sur la protection des données relèvent de la responsabilité de chaque responsable du traitement, comme déterminé dans les règlements des présentes CGV et des CGU et résultent des services convenus de chaque responsable du traitement en relation avec la personne concernée. Ces informations sont fournies à la personne concernée au sein des politiques de confidentialité respectives de Dokeop et du Client. Les responsables conjoints du traitement s'assisteront mutuellement dans l'accomplissement de ces responsabilités. Lorsqu'une action indépendante de l'un des responsables du traitement est nécessaire pour l'accomplissement des obligations, ce responsable du traitement prendra des mesures sans retard excessif à la demande de l'un des autres responsables du traitement. Cela inclut, sans s'y limiter, la fourniture de toutes les informations pertinentes pour le respect des obligations de notification et l'évaluation et le respect des droits des personnes concernées conformément aux articles 15 à 22 du RGPD. Chaque responsable du traitement mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformes aux articles 24 et 32 du RGPD. Ces mesures seront évaluées et mises à jour si nécessaire. Les responsables conjoints du traitement s'entraident, dans la mesure où cela est applicable et nécessaire, pour tenir leurs registres de traitement distincts conformément à l'art. 30 du RGPD. En cas de violation de données, les responsables conjoints du traitement collaboreront et s'entraideront pour remplir leurs obligations en vertu de l'art. 33 et de l'art. 34 du RGPD. Les responsables conjoints du traitement se notifieront mutuellement, sans retard excessif, de toute demande ou requête des personnes concernées, des autorités de contrôle ou des tiers, ainsi que de tout incident, qui pourrait être pertinent pour les responsabilités respectives des parties en vertu du présent accord.

Les responsables conjoints du traitement sont conjointement responsables des dommages subis par les personnes concernées conformément à l'art. 82 du RGPD. Les parties sont responsables de l'intégralité des dommages causés par un traitement conjoint qui enfreint le RGPD. Chaque responsable du traitement est exonéré de sa responsabilité au titre du présent accord s'il s'avère qu'il n'est en rien responsable du fait générateur du dommage. Chaque responsable de traitement a le droit de réclamer aux autres responsables de traitement conjoints la partie de l'indemnisation correspondant à sa part de responsabilité dans le dommage.

Article 10. Convention de preuve

Les registres informatisés conservés dans les systèmes informatiques de Dokeop sont considérés comme les preuves des communications et des transactions qui sont intervenues entre le Client et Dokeop.

Le Client reconnaît en outre expressément que l'ensemble des validations/acceptations faites en ligne constitue une signature électronique qui a, entre lui et Dokeop, la même valeur qu'une signature manuscrite.

L'utilisation fût-elle frauduleuse de l'identifiant et mot de passe du Client engage ce dernier à payer les prestations commandées, à charge pour lui de se retourner contre l'auteur véritable de la commande à moins qu'il ne démontre que la connaissance de son identifiant et de son mot de passe résulte d'une faute de Dokeop.

Article 11. Résiliation

Il est expressément convenu qu'en cas de non-respect, par l'une ou l'autre des Parties, d'une obligation à sa charge aux termes du Contrat, la Partie non défaillante pourra adresser à la Partie défaillante, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, une notification la mettant en demeure de remédier à ses carences. Si, à l'expiration d'un délai de trente (30) jours à compter de la première présentation à la Partie défaillante de ladite notification, celle-ci reste sans effet, la Partie non défaillante aura la faculté de résilier de plein droit avec effet immédiat et sans autre formalité le Contrat, sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts.

Article 12. Promotion / Référence commerciale

Le Client garantit à Dokeop qu'il détient, soit directement la qualité de titulaire, propriétaire soit indirectement la qualité de licencié, de tous les droits de propriété intellectuelle ou industrielle relatifs à son Site, son nom, ses marques, logos, dessins et modèles.

Le Client autorise Dokeop à utiliser gratuitement son nom, ses marques, ses logos, es dessins afin d'être reproduits et diffusés en ligne sur le Site www.dokeop.com à des fins promotionnelles, bibliographiques et/ou d'information.

Article 13. Droit applicable / Litiges

Les CGU, les CGV, la Politique de Confidentialité, la Politique de gestion des cookies et tout devis éventuel sont régis par le droit français.

Dans l'hypothèse où une ou plusieurs clauses des présentes seraient frappées de nullité au regard d'une règle de droit en vigueur ou d'une décision judiciaire devenue irrévocable, les autres stipulations conserveraient toute leur force et leur portée.

En cas de difficulté d'interprétation d’un titre ou d’une clause des présentes, le contenu de la clause prévaudra sur le titre.

En cas de litige et après une tentative de recherche de solution amiable, le Client et Dokeop font attribution de compétence au tribunal du lieu de domicile du défendeur ou, au choix du défendeur, de celui du lieu de réalisation de la prestation.

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